Effektiv og sikker datamigrering til støtte for ny ældrelov
Aalborg Kommune gennemfører en digital "big bang"-migrering som led i en større organisationsændring
Som led i implementeringen af den nye ældrelov ville Aalborg Kommune reorganisere hjemme- og sygeplejen og styrke sammenhæng og kvalitet i indsatsen over for ældre borgere. Den eksisterende struktur bestod af op mod 60 enheder fordelt på hjemmepleje, sygepleje og vagthold.
Med den nye organisering skulle disse samles i 14 tværfaglige teams – Borgerens Faste Teams (BFT) – med fokus på kontinuitet og helhedsorienteret pleje. En indledende prøvehandling med manuel omlægning af borgerdata i EOJ-systemet Cura viste, at processen var både ressourcekrævende og sårbar over for fejl.
»Vi valgte Case By Case som teknisk partner til datamigreringen, fordi de allerede havde dokumenteret indsigt i Cura. Et grundigt proof of concept bekræftede, at de også kunne omsætte den viden til praksis – hvilket var afgørende for os, da vi stod over for en kompleks, datadrevet forandring med kort tid til go-live.«
»Case By Case havde en god forståelse for vores organisering og arbejdsgange, hvilket sikrede en effektiv migrering uden misforståelser. Den direkte kontakt til både teknikere og projektledere, kombineret med deres faglige indsigt, gjorde en mærkbar forskel og skabte fremdrift fra dag ét.«
Kunne en hel organisation skifte fundament fra den ene dag til den anden – uden at gå på kompromis med drift, sikkerhed eller borgernes pleje?
Løsningen
Aalborg Kommune indgik et tæt samarbejde med Case By Case om at udvikle en skræddersyet migreringsløsning via Curas API, så data for cirka 4.000 borgere – herunder ydelser, opgaver og myndighedssager – kunne flyttes hurtigt, sikkert og uden forstyrrelser i driften. Kommunen besluttede at gennemføre migreringen for hele organisationen på én gang, som et såkaldt "big bang", for at sikre både kvalitet og effektivitet i overgangen.
Projektet blev gennemført i seks faser: Scoping og analyse, hvor de gamle og nye organisationsstrukturer blev kortlagt, og kritiske datapunkter identificeret. Udvikling af API-scripts, der kunne gennemføre registreringer automatisk med samme præcision som en medarbejder. Tre prøvemigreringer, der testede både datalogik og tekniske snitflader. Selve migreringen, som natten mellem den 28. og 29. marts overførte data for 3.664 borgere – cirka 200.000 registreringer – på blot 18 minutter. Manuel genplanlægning af migrerede ydelser hen over weekenden den 29. og 30. marts 2025. Og til sidst Hyper Care, hvor der blev fulgt op på hængepartier og ryddet op i gamle relationer i Cura.
»Det var både udfordrende og inspirerende at bistå Aalborg Kommune i deres organisationsændring. Selvom de overordnede rammer var på plads, manglede detaljerne. Med en metodisk tilgang fik vi skabt overblik – og samarbejdet med et stærkt fagligt team i kommunen gjorde det muligt at løse udfordringer hurtigt og effektivt. Den vigtigste læring er, at det kræver god styring, tæt samarbejde, dyb forretningsindsigt og klar kommunikation. Når de elementer er på plads, er det muligt at gennemføre en stor organisatorisk ændring uden at gå på kompromis med hverken drift, sikkerhed eller kvalitet.«
Hvad det gav
Ca. 200.000 registreringer overført i selve migreringsvinduet.
- Markant tidsbesparelse: Hele processen – inklusive efterregistrering – tog under en uge, mod flere måneders manuelt arbejde
- Data for 3.664 borgere og cirka 200.000 registreringer migreret på 18 minutter i selve migreringsvinduet
- Medarbejdere blev skånet for rutineopgaver
- Højere datakvalitet og færre fejl, samt bedre patientsikkerhed og pleje
- Mulighed for hurtigere at komme videre med nye opgaver og projekter
Kunne dette være jeres næste case?